Se você já viveu por mais de um dia em uma organização deve ter se encontrado com “João Processo”.
Todas as empresas possuem pelo menos um. Competente, cumpridor de prazos, rigoroso com as informações. Focado em fazer melhor. Deve ter conhecido também um outro personagem, a “Maria Visão”. Menos popular que o primeiro, observadora, capaz de ler nas entrelinhas, captar reais causas e necessidades e tirar conclusões que mostram o caminho a ser seguido. Preocupada em descobrir por que a para quê, e fazer a coisa certa, leva a organização para o próximo nível.
“João” atua em nível tático. “Maria”, em nível estratégico. João é eficiente. Maria é eficaz. Ao observarmos o dia a dia de uma empresa moderna, concluímos que poucas coisas são tão ruins quanto fazer muito bem o que NÃO precisa ser feito.
Por isso temos que ser eficazes antes de sermos eficientes. São palavras parecidas, mas não são sinônimos. Eficiência é fazer certo o que deve ser feito, aquilo que se sabe ser importante para os resultados de uma empresa.
Eficácia é fazer as coisas certas, aquelas que vão impactar positivamente os rumos da organização. Parece um jogo de palavras, mas são conceitos bastante diferentes. Os setores portuário, de infra, mineração e energia, com sua história mais do que centenária, operando em ambiente altamente regulado, sofrem mais do que outros tipos de negócios quando não conseguem diferenciar os dois conceitos.
Pode significar a diferença entre a vida e a morte de um bom projeto. Falando em história, se voltarmos ao início da Revolução Industrial, veremos que os conceitos de eficiência e eficácia já existiam, embora de forma simples e próximos. O artesão, ao fabricar seus próprios produtos sabia escolher o que deveria ser feito e também construí-los da melhor forma. Era eficiente e eficaz.
Só no início do Século 20, em plena Revolução Industrial, foi introduzido o conceito de organização do trabalho em tarefas separadas e sequenciais, realizadas por pessoas especializadas em cada atividade (leia Frederick Taylor e Henri Fayol).
Vamos “desembaralhar”, com perguntas e respostas:
1-) De que tipo de processos estamos falando? Eficiência: os operacionais. Eficácia: os estratégicos.
2-) Quem é responsável? Eficiência: auxiliares, técnicos, assistentes e analistas. Eficácia: gestores.
3-) Quais as competências de quem executa? Eficiência: compromisso, concentração, respeito a regras e criatividade. Eficácia: planejamento, proatividade e liderança.
4-) O que é importante para dar certo? Eficiência: saber fazer. Perfeição na execução da tarefa.
Eficácia: planejar os recursos disponíveis na organização.
5-) Como posso me tornar mais eficiente ou eficaz? Eficiência: com treinamentos relacionados às tarefas sob minha responsabilidade. Eficácia: permanecendo atento aos objetivos da empresa e questionando quando não estiverem claros.
6-) Que resultados esperar? Eficiência: redução nos custos, no tempo. Melhoria na qualidade e na segurança. Eficácia: cumprir as metas estratégicas.
Duas observações: é possível ser eficaz sem ser eficiente e vice-versa. Eficiência e eficácia, juntas, são condições necessárias para que as empresas sejam competitivas.
Vamos torcer que João e Maria, deem as mãos, trabalhem juntos e aprendam um com o outro.
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