No final de dezembro, muita gente fez a famosa listinha de “resoluções para o ano novo” e prometeu começar a colocá-las em prática já na primeira semana de 2015. Segunda, terça, quarta, quinta-feira… e muita coisa continua apenas no papel (ou na tela do tablet).
Aos poucos, todos vamos voltando à rotina e as tarefas cotidianas acabam nos atropelando, deixando difícil a missão de modificar hábitos, iniciar novos projetos, encarar novos desafios.
A grande chave para atingir estes objetivos passa pela administração adequada do tempo. Numa palavra, organização.
“Você precisará reservar um tempinho para se planejar, utilizando uma agenda ou software de sua preferência para escrever tudo que deve ser feito”, ensina o consultor Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade, autor de livros como “Você, dona do seu tempo”, “Mais tempo, mais dinheiro” e o récem-lançado “60 estratégias práticas para ganhar mais tempo”.
“Se você não consegue mensurar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar seu tempo. Então, não negligencie a anotação das suas prioridades. Nunca deixe na cabeça o que deve ser feito”, afirma.
Para ajudar no planejamento e definir as prioridades, ele sugere algumas formas de organização:
Foque nas urgências
A maioria dos cursos de administração de tempo dá o equivocado conselho de focar primeiro no importante e depois na urgência. Na prática, se você fizer isso vai matar sua agenda, pois urgências não resolvidas crescem e tomam conta do seu tempo. Foque em resolver tudo que for problema de uma vez, para depois ter tempo de trabalhar no importante. Mas, cuidado! Isso não pode ser um estado permanente, pois indicará a existência de algo muito errado com seu planejamento e essa dica será invalidada.
Planejamento x Priorização
Esses dois termos ainda causam uma certa confusão e algumas dúvidas sobre sua aplicação. Dia não se planeja, se prioriza! O que se planeja é o futuro, antecedência para prevenir que as coisas se tornem urgentes. Planejar o dia é uma ilusão, pois é impossível evitar que as circunstâncias e urgências ocorram tentando definir tudo em cima da hora. O planejamento deve ser feito para, no mínimo, três dias para frente. O dia é resultado desse planejamento prévio e deve ser priorizado, com uma ordem numérica de execução de tudo que deverá ser feito.
Cuide do seu e-mail
Se você voltou de férias, seu e-mail deve estar lotado. Então, é necessário reservar um tempo razoável para lidar com ele (mas só ele, nada de ficar dando espiadinhas nas redes sociais). Neste período, tenha em mente o objetivo de esvaziar sua caixa de entrada. Para isso só existem três alternativas possíveis para cada e-mail: MOVER (informações importantes para pastas específicas); AGIR (crie tarefas, com datas específicas do que precisa ser feito e delete o e-mail); LIXO (se não servir para nada, apague o e-mail, sem dó!).
Deixe de lado o ritmo de férias
Se você ainda está no ritmo de festas, praia e comemoração, a preguiça e a procrastinação podem lhe prejudicar. Realmente, leva um tempo para voltar ao ritmo habitual. Por isso, comece priorizando as coisas mais fáceis, simples e de rápida execução. Isso vai ajudar você a começar a entrar no ritmo.
Não perca tempo, mas não pegue pesado
Na volta das férias, atividades circunstanciais (aquelas que não trazem resultados, só fazem você perder tempo) como navegar na internet à toa. No trabalho, fofoquinhas com colegas e brincadeiras causam desvio de atenção. Uma vez perdido seu foco, leva-se muito tempo para voltar à plena concentração e dar continuidade à tarefa com êxito. Quanto mais focado estiver, melhor será o resultado do seu trabalho e mais produtivo será o seu dia. Agora no começo, não pegue pesado com você, não lote seu dia de atividades, distribua atividades de lazer ao longo da semana, procure retomar aos poucos seu ritmo.
No trabalho, a palavra é produtividade
“Eu sempre escolho uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho difícil. Porque ela encontrará uma forma fácil de fazê-lo”. A frase atribuída a Bill Gates, o fundador da Microsoft, bem que poderia ser utilizada para se destacar a importância da produtividade. Só que não. O desempenho máximo é atingido quando se realiza algo com o mínimo esforço possível, não para em seguida “se encostar”, mas para ficar liberado para executar novas tarefas. Mas o caminho não é tão fácil quanto parece e não depende apenas de força de vontade. Vão surgir barreiras e distrações que podem comprometer os resultados. A consultora Bibianna Teodori, especialista em Recursos Humanos, relaciona algumas estratégias para atingir os objetivos:
Concentre-se nas oportunidades
Todas as energias devem ser concentradas em planos para o futuro para que, assim, se voltem para áreas em que grandes avanços são possíveis. Concentre-se em oportunidades em vez de olhar para o passado. Só desse modo o potencial para produzir em nível máximo poderá ser executável e é também um meio para descobrir em si talentos escondidos. Enxergar as oportunidades como novos desafios é um meio para descobrir novas habilidades.
Foque no resultado
É saudável estabelecer metas e sonhos para criar um foco e planejar como irá alcançá-los. Todos temos alguma qualidade que pode ser usada para fazer uma contribuição importante para cada trabalho. Somente quando você concentrar seus esforços em suas qualidades é que começará a alcançar os resultados mais significativos.
Concentre suas forças
A concentração de talentos e habilidades para tarefas que irão gerar resultados rapidamente é a chave para aumentar a produtividade. Com o princípio da “concentração da força”, é mais fácil garantir sucesso no planejamento estratégico pessoal.
Atue onde você for melhor
Desempenhar tarefas em que se é bem-sucedido é o segredo para se destacar. Quando você faz coisas nas quais se sobressai, consegue fazer mais, comete menos erros e é mais produtivo. Pergunte-se: “Quais as atividades que faço melhor do que ninguém?” e “O que faço facilmente mas que para os outros parece difícil?”.
