“Ike” Eisenhower foi general de 5 Estrelas, comandante das Forças Aliadas durante a 2ª. Guerra Mundial, Comandante da OTAN – Organização do Tratado do Atlântico Norte e Presidente da Universidade Columbia. Não satisfeito, elegeu-se duas vezes presidente dos Estados Unidos, entre 1953 e 1961.
Isso está nos livros de História. Mas há pelo menos uma de suas contribuições em outra seção da Biblioteca: a dos livros de Negócios, a Matriz de Eisenhower.
A “Matriz” é uma ferramenta de planejamento que ajuda a classificar a prioridade que as atividades devam ter em nosso dia a dia, classificando-as em dois grupos: as importantes e as urgentes.
Vamos entender a diferença. As urgentes são as que, se não receberem atenção imediata, enfrentaremos consequências desagradáveis logo em seguida. As importantes são aquelas relacionadas aos objetivos do negócio.
As urgentes estão nos níveis tático e operacional (mais nesse segundo), enquanto as importantes no nível estratégico.
Cuidado: TODOS enfrentamos atividades urgentes em um dia de trabalho. É impossível fugir delas, muito menos deixar de enfrentá-las. O segredo está em descobrir suas causas rapidamente, resolvê-las e (aí vem o pulo do gato) voltar imediatamente para as importantes.
É fácil ficar escravo das atividades urgentes. Elas não param de aparecer. Quando retornamos para os temas realmente importantes, nosso poder de resolver problemas aumenta muito. Uma atividade importante, cem por cento resolvida, sem deixar pontas soltas, evita muitas e muitas futuras urgências.
Diferenciar importância e urgência é fundamental. Sem isso, nada feito. Então, invista o tempo necessário para repassar as definições. Se puder fazê-lo junto com os demais envolvidos na solução do problema, melhor.
Vamos voltar então para o Modelo da Matriz de Eisenhower?
Ela separa as importantes e as urgentes em quatro quadrantes, como se dividíssemos uma folha de papel em branco em quatro partes iguais.
1-) Importantes e urgentes;
2-) Importantes, não urgentes;
3-) Não importantes, mas
urgentes;
4-) Nem importantes, nem urgentes.
Vamos entender o que fazer com as atividades, agora que as conhecemos:
1-) Importantes e urgentes: FAÇA AGORA! Assuma pessoalmente a solução do problema e não o solte até que esteja completamente resolvido;
2-) Importantes, não urgentes: AGENDE! Mas não as perca de vista. Importantes, não resolvidos, têm poder de virarem urgentes;
3-) Não importantes, mas urgentes: DELEGUE! Mas não esqueça: quem delega repassa poder. Então, garanta que quem a recebe tenha senso de urgência e recursos suficientes para entender a gravidade do problema;
4-) Nem importantes, nem urgentes: DELETE! É o que diz a Matriz, mas eu tenho receio de indicar desta forma.
Conheço a capacidade que os problemas têm de transformarem-se rapidamente. Prefiro recomendar como fazem os “chefs” de cozinha: RESERVE! (a parte da receita que você vai usar mais tarde). Em outras palavras: dê menos atenção, mas mantenha atenção sobre ela.
Dica final: na tentativa de acelerar soluções é fácil confundir “fazer rápido” com “fazer com pressa“. Fazer rápido é executar de forma planejada, no menor tempo possível. Fazer com pressa é o contrário.
Mais do que tudo, use as conclusões que a Matriz lhe fornece. Ela é conhecida também por Matriz de Decisão de Eisenhower.
Não adianta obter informação de qualidade se não tiver a disposição ou coragem de usá-la.
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