“Por que simplificar, se a gente pode complicar?”. (Dito Popular)
E ssa é uma questão intrigante, em especial no mundo corporativo.
É importante criar e manter processos de trabalho, simples, rápidos e baratos. Daí, a criá-los e mantê-los assim, há grande distância.
De forma contínua, acrescentamos detalhes que parecem importantes, os quais muitas vezes refletem só a nossa visão sobre como o processo deveria ser desenhado ou o desejo de incluir controles que atendam só a nossa própria expectativa, sem que esses penduricalhos agreguem valor ao resultado final.
Conduzi dezenas de projetos de melhoria de processos. Conclui que há três características que contribuem para a manutenção da simplicidade:
1) Identificar os processos que realmente importam para a organização, aqueles ligados diretamente ao atingimento de objetivos estratégicos. Merecem ser descritos e documentados;
2) Ao descrevê-los é importante ser econômico. Podemos até começar com conjunto maior de etapas, mas devemos ser hábeis em imaginar o processo acontecendo, várias e várias vezes, e retirar todos os “excessos” até que saibamos que ele funcionará e que nada mais pode ser retirado;
3) Último, mas não menos importante, os passos acima devem ser dados em Equipe. Assim diluímos os vieses que cada participante possa ter, criando um contexto em que a soma das contribuições individuais – discutidas e melhoradas – seja maior que o conhecimento individual pudesse ter construído.
O roteiro acima só funcionará se ocorrer em paralelo um intenso processo de comunicação e de negociação entre os participantes.
Dá trabalho, mas coloca os processos importantes em perspectiva, analisados e continuamente melhorados.
Alguns dirão: Gostaria de ter tempo para lidar com esses assuntos tão importantes, mas o dia a dia me consome.
Se é o seu caso, vou indicar outra medida de simplicidade: separe os assuntos importantes dos urgentes.
Urgências temos, todos os dias. É necessário resolvê-las. Não é esse o ponto. O erro está em pularmos de um assunto urgente para outro, sem voltarmos para os importantes.
Concentrar-se só nos temas urgentes, como bombeiros da organização, significa agir sobre os efeitos dos problemas. Sem atenção às causas e suas soluções, novas urgências aparecerão, criando um círculo vicioso, onde uma urgência cria outra.
Voltando à simplificação dos processos – já vimos como escrevê-los – vamos falar sobre a sua manutenção.
A dica aqui identificar e trabalhar continuamente sobre os “gargalos” do processo. Gargalos são as atividades que restringem a realização das demais. Precisamos estar permanentemente atentos à sua ocorrência e trabalhar em Equipe para eliminá-los.
Há um livro, antigo mas atual, chamado A Meta (Eliyahu M. Goldratt/Jeff Cox) que explica bem o conceito chamado Teoria das Filas. Expõe o que são gargalos e como eliminá-los.
Outro ponto de atenção sobre a gestão simplificada do conjunto dos processos é a implantação de sistemas que automatizem todas as atividades possíveis. A adoção de sistemas evita aquele desejo insistente de criarmos planilhas para controlar cada item que nos pareça importante. Atividades repetitivas são candidatas automatização.
Atenção: é fundamental que os sistemas a serem implantados “conversem” entre si, caso contrário os ganhos de implantação, se perdem.
Sistemas eficientes e eficazes reduzem tempo. Porém, é preciso dizer que o desenho dos processos, deve vir antes da implantação de qualquer sistema. Se não sabemos como conduzir de forma racional, determinada atividade, não há sistema que funcione.
Está disposto a enfrentar o desafio da simplicidade? Mãos à obra.
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