Eficiência é fazer certo as coisas e eficácia é fazer as coisas certas.
Peter Drucker, uma das principais referências do mundo da Administração.
Se você já viveu em uma organização, deve ter encontrado com “João Processo”. Todas possuem pelo menos um. Competente, cumpridor de prazos, rigoroso com as informações. Focado em fazer melhor, produz as melhores apresentações em PowerPoint, cria o B.I. (Business Intelligence) da Empresa. Deve ter conhecido também um outro personagem, “Maria Estratégia”. Menos popular, observadora, capaz de ler nas entrelinhas, captar reais causas e necessidades e tirar rápidas conclusões que mostram o caminho a ser seguido. Sempre preocupada em descobrir por que a para quê, e fazer a coisa certa, é o tipo que leva a organização para o próximo nível.
“João” é tático. “Maria”, como o nome diz, é estratégica. João é eficiente. Maria é eficaz.
Se observarmos o dia a dia de uma empresa, vamos concluir que poucas coisas são tão ruins quanto fazer muito bem o que NÃO precisa ser feito. A sensação é de frustração.
Por isso, temos que ser eficazes antes de sermos eficientes. São palavras parecidas, mas não são sinônimos. Vamos ver as definições, a partir do conceito do sábio Drucker: Eficiência é fazer certo o que deve ser feito, fazer bem feito aquilo que é importante para os resultados. Eficácia é fazer as coisas certas, aquelas que vão impactar positivamente os rumos da organização. Parece apenas um jogo de palavras, mas são conceitos bastante diferentes. Diferenciá-los pode significar a diferença entre a vida e a morte de um bom projeto. Antes da Revolução Industrial, o artesão, ao fabricar pessoalmente seus próprios produtos, sabia escolher o que deveria ser feito e também construí-los da melhor forma. Era eficiente e eficaz.
O conceito de organização do trabalho em tarefas separadas e sequenciais, realizadas por pessoas especializadas em cada atividade, foi introduzido apenas no início do Século XX. A partir daí, começou a fazer sentido separar as atividades administrativas e de gestão daquelas operacionais. Daí para as “estratégicas”, foi um pulo. Vamos “desembaralhar” olhando exemplos, com perguntas e respostas:
1) De que processos estamos falando? Eficiência: os operacionais; Eficácia: os estratégicos.
2) Quem é responsável? Eficiência: ajudantes, técnicos, auxiliares, assistentes, analistas; Eficácia: gestores em todos os níveis.
3) Quais as Competências importantes para quem executa? Eficiência: compromisso, concentração, pontualidade, respeito às regras, criatividade; Eficácia: planejamento, pró-atividade, produtividade, liderança.
4) O que é importante para dar certo? Eficiência: saber fazer. Perfeição na execução de cada tarefa; Eficácia: planejar os recursos disponíveis para que se trabalhe sobre os objetivos estratégicos da organização.
5) Como posso me tornar mais eficiente ou eficaz? Eficiência: com treinamentos relacionados às tarefas sob minha responsabilidade; Eficácia: permanecendo atento aos objetivos da empresa e questionando quando não estiverem claros, esclarecendo sua equipe, se for gestor.
6) Que resultados esperar se eu for eficiente ou eficaz? Eficiência: redução nos custos e no tempo. Melhorias na qualidade e na segurança; Eficácia: cumprir as metas estratégicas estabelecidas pela empresa. Duas últimas observações: É possível ser eficaz sem ser eficiente e vice-versa. Eficiência e eficácia, juntas, são condições absolutamente necessárias para que as empresas tenham produtividade e sejam competitivas. Vamos torcer para que João e Maria, deem as mãos e aprendem um com o outro.
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